المعلومات المسبقة: القائمة الحادية عشرة لتصنيف الأعمال التجارية مع العملاء والمعلومات المتعلقة بالاتصال بالمشتريات المتاحة.
سند التكليف: تحديد المسؤوليات الوظيفية والاحتياجات من المعلومات للشروع في قرارات الشراء واستعراضها والموافقة عليها.
الهدف والاستعداد
ويضيف هذا الفرع تقسيماً لعملية صنع القرار إلى قائمة التصنيف الحادية عشرة، بحيث يمكن لبحوث المحتوى أن تغطي المعلومات اللازمة، ويتفادى تحديد من يستحقون الاتصال على أساس موقعهم.
يعد مجالات تسجيل الأدوار: مهام الشراء، والاتصالات، والواجبات الفعلية، والمعلومات المطلوبة، ومرحلة المشاركة، ونطاق الموافقة أو التوصية، والأدلة، والبنود المقرر إقرارها. لا تُبقي على المعلومات الشخصية التي لا علاقة لها بالعمل، ولا تُؤكّد أنه لا يوجد اتصال مفتوح. وتوجد بالفعل اتصالات للنظر في العروض المقدمة والأسئلة الجديدة، في حين أن توصيف الوظائف العامة لا تخدم إلا كدليل، ولا تزال هناك حاجة إلى تأكيد المسؤولية الحقيقية.
طريقة التشغيل
وتجري المقابلات حسب ترتيب العمل، وكل من يحدد المتطلبات التقنية، الذي يفحص العينات، ويقيّم المورّدين الذين يرتبون الميزانية والعقود؛ وكيفية تدفق المشاكل داخليا.
وقد يتطلب المشروع رسمات وشروطا، ويلزم اختبار الجودة وتتبعها، ويلزم توفير المشتريات وأسعارها، ويشعر المديرون بالقلق إزاء ملاءمة الأعمال التجارية ومسؤوليتها. ولا يسجل هنا سوى المسائل المتحقق منها أو التي لم يبت فيها بعد، ولا يوجد طلب وهمي على كل وظيفة.
أمثلة تطبيقية
وفي مثال الطلب، يجمّع المشغل احتياجات نهاية الخدمة لبائع الأعمال التجارية، ويؤكد صاحب المنتج العينة، وعدد ترتيبات الشراء وتسليمها، ويستعرض الشخص المسؤول ويتعاون معه. ويفحص الباحث الواجبات من خلال المقابلات ويملأ سجلات الدور. وهذا المثال لا يعني أن جميع الموزعين البريطانيين يستخدمون هذه العملية، ولا يعتبر الرد الإيجابي للشخص مورداً معتمداً للمؤسسة بأكملها.
ويمكن للموقع العام للشبكة أو المناقشة الاجتماعية أن توفر أدلة إضافية، ولكن الدورة تركز على احتياجات الموقع الشبكي من المعلومات ولا يمكن أن تحل محل الاعتراف بدور الشراء الرسمي بتفاعل المعجبين.
النواتج والقبول
والمنتج هو قائمة بأدوار الشراء والمعلومات المتعلقة باتخاذ القرارات التي ستدرج في ورقة أسئلة عن صورة العملاء والمشتريات، ولكل دور مسؤوليات ومراحل ومعلومات وأدلة، مع وجود خطوط واضحة للسلطة.
ويُخصص تقسيم قائمة العمل للباب 13 لإقامة علاقة تطبيقية، يليها عقد مراجعة في الباب 14، وتتيح الصفحة التالية إمكانية الوصول إلى مختلف الجهات الفاعلة، ولكنها لا تعني أن كل وظيفة تحتاج إلى صفحة مستقلة من نظام المحاسبة. أولا، إن المهمة والتدفق مفهومان، ثم تُستخدم الكلمة الرئيسية المعينة وقيمة المعلومات لتحديد كيفية تقديمها، من أجل تجنب عدد كبير من الازدواجية.
